Den digitale events´ ABC

Den digitale events´ ABC: Begå ikke samme fejl i planlægningen, som regeringen gjorde ved et haste-digitaliseret pressemøde i coronaens skygge: Hver eneste detalje skal være testet igennem, inden det virtuelle tæppe går op. Her er en guide til digital mødeafvikling i alle prisklasser: luksus-eventen, mellemklasse-konferencen og det skrabede, digitale arrangement

”Hvad i alverden er egentlig disse bordes funktion?” spørger TV2s unge reporterstjerne, Hans Redder, på Twitter, mens han den 4. november 2020 venter på, at regeringen skal møde befolkningen skærm til skærm. Grundet corona-restriktioner deltager ministrene – med statsministeren i spidsen – denne gang pr. video fra deres hjem, mens pressen fortsat er samlet i det sædvanlige pressemøde-lokale.

Bag hvert af de vante – men pludselig aparte – hvid-dugede caféborde troner skærmbillederne af de ikke tilstedeværende ministre. Manglende omhu med at undgå den sidste, forstyrrende detalje kommer indledningsvist til at skygge for pressemødets alvorlige budskab: Seerne overfokuserer på de meningsløse og mennesketomme borde foran skærmene.

Statsminister uden lyd

Når statsministeren nogle minutter senere indleder mink-pressemødet med at mime ud af sin skærm, bliver indtrykket af sjusk forstærket. Lyden virker ikke. Mette Frederiksen har svært ved at skjule sin irritation – og må begynde forfra. Endda to gange. Endelig er der hul igennem.

Bag ethvert vellykket arrangement ligger omhu for detaljen: Har man ikke styr på scenografi, lys og lyd, hvordan skal deltagerne – i dette tilfælde befolkningen – så have tiltro til, at der er check på det virkeligt væsentlige?

På det absolutte topniveau og med hele nationen som tilskuere skal møde-set-uppet være koreograferet ned i mindste detalje. Det er givetvis gået (for) stærkt op til krisepressemødet – som tilsyneladende ikke så lidt andet i minkaflivningssagen.

Pressemødet er eksemplet på, hvad der burde være absolutte begyndervanskeligheder udi digital mødeledelse, og dokumenterer, at det digitale arrangement er en genre, arrangører lige skal vænne sig til at tage alvorligt.

Den digitale ledelsesudfordring

2020 blev for mange af os året, hvor de fleste større som mindre arrangementer pludselig skulle afholdes helt eller delvist på digitale platforme, hvad stillede nye krav til planlægning og teknik, oplæg, moderatorrollen og deltagerinvolvering.

Planlægning og afholdelse af digitale arrangementer har været en ny udfordring hen over året i mange organisationer og vil efter alt at dømme også være det i 2021: Det kræver behændighed at udvikle og facilitere events, så deltagerne – ofte spredt på flere adresser – fastholder interessen og ikke samtidig kaster sig over andet presserende.

Da Venstres formand gik i sort

Pludselig kan en konference vælges til og fra – akkurat som en tv-kanal: Der skal ikke meget kedsomhed til, før remoten trykkes over til konkurrenten. Eller man kan – som Venstres Jakob Ellemann-Jensen fik hug for under vigtige, digitale forhandlinger – vælge at ”gå i sort”, mens de andre har billeder på.

Almindeligt politisk interesserede kan stoppe læsningen her, mens arrangementsnørder blandt landets kommuner, regioner, organisationer, virksomheder, styrelser og øvrige samfundsaktører med fordel kan fortsætte: Hvad er do´s and dont´s, når man virtuelt skal arrangere og lede et borgermøde, en konference, en kongres eller et andet arrangement, der før var 100 procent fysisk?

Luksus-eventen

Hvis man ønsker at brande sig som high-end-arrangør, bør der hverken spares på de minutiøse forberedelser og nutidig teknik eller gås på kompromis med professionalismen før og under den digitale konference.

• For det første er det vigtigt at udstyre en projektleder med den nødvendige charge til at stå for planlægningen. For mange kokke fordærver maden, især i panikfasen lige før afholdelsen, hvor chefer pludselig begynder at blande sig nervøst.
• Spar dernæst ikke på teknisk kompetence. Teknikerne er heltene i kulissen, der sikrer den lækre afvikling, så grib dybt i lommen her. Det betyder, at der er sat godt lys, at lyden fungerer optimalt, og at der laves lækre billedbeskæringer. Det skal være et indbydende, nutidigt arrangement at deltage i.
• Tre kameraer giver mange fordele:
  • mulighed for at klippe undervejs fuldstændig som i en tv-produktion
  • paneldeltagere og moderator kan bevæge sig frit omkring
• En velforberedt moderator leder slagets gang med overblik og humor. Det kan være en fagmand eller en journalist; valget af facilitator afhænger af arrangementets karakter.  Husk – som  altid – at inddrage moderator tidligt i forberedelserne.
  

  Moderators opgave er ikke blevet mindre i digi-formatet. Udover at bevare overblik og styre debatten skal hun overvåge og sortere i spørgsmål og kommentarer, der lander via chat, mails og sms

• En moderator med erfaring fra live-tv har kendskab til de særlige udfordringer og muligheder, et elektronisk arrangement rummer, og sikrer ro og professionalisme både under forberedelsen og afviklingen.
• Supplér paneldebatten med forproducerede, korte videoer med cases, spørgsmål eller indspark. Det skaber variation.
• Et mindre antal konferencedeltagere deltager måske fysisk og skaber stemning.
• Interaktivitet er et must; ellers går deltagerne død. Ved man på forhånd, at der sidder mange debatlystne deltagere ude bag skærmene, er det en idé at have en medvært til at facilitere debatten, herunder at sikre korte og præcise statements – ikke lange udredninger.
• Overvej, om I ønsker spørgsmål og kommentarer fra publikum på en direkte videoforbindelse. Det tilfører nu-og-her liv og har en vis imponator-værdi. Risikoen er, at spørgeren tager magten over arrangementet med irrelevant langsnak og er svær at afbryde på den elektroniske forbindelse.
• Generalprøver er vigtige, også i en digital sammenhæng: Det gælder både en teknisk prøve med lyd, lys og videoafspilning samt en grundig drejebogsgennemgang med moderator og paneldeltagere.
  

  Generalprøver er vigtige, også i en digital sammenhæng: Det gælder både en teknisk prøve med lyd, lys og videoafspilning – her ved Prikken Design – samt en grundig drejebogsgennemgang med moderator og paneldeltagere.

Mellemklasse-konferencen

Man kan sagtens arrangere en driftssikker, involverende konference med stort deltagerudbytte uden at storinvestere i superteknik og rekordstor bemanding. Men – igen – der er snubletråde.

• Også her styrer en projektleder med overblik og den nødvendige charge planlægningen – og har prokura til det.
• To kameraer giver mulighed for at veksle mellem totalbillede af panelet og personen, der taler.
• Teknikerbemanding: Tilknyt som minimum en enkelt.
• Location er måske en mindre konferencefacilitet eller organisationens hovedsæde. Teknikeren skal være velbevandret udi stedets tekniske muligheder og udfordringer. Lyt til hans (eller hendes) input.
• Oplægsholderne befinder sig fysisk i lokalet eller deltager digitalt.
• Konferencedeltagerne befinder sig bag deres skærme rundt om i landet.
• Hvis der er stort ønske om fysisk netværksdannelse – og sundhedssituationen er til det – har vi med succes faciliteret en fysisk/digital kombinationsmodel: Deltagerne befinder sig alle i samme bygning, men i separate mødelokaler. Herved opnås trods stramme corona-tider en mentalhygiejnisk følelse af at ”komme hjemmefra”: Man sidder med sine vante, få fæller i forskellige rum og følger arrangementet via én eller flere skærme. Dør om dør i de andre lokaler sidder så andre grupper.

• Optag mødet og læg det ud på nettet, hvis det er et offentligt arrangement. Det signalerer transparens og giver flere mulighed for at kigge med.
• Husk markedsføring: En klassiker er at bruge alt krudtet på selve arrangementet og glemme tydeligt at kommunikere udadtil – for eksempel  til borgere – at man afholder et digitalt borgermøde. Udover forhånds-PR til relevante målgrupper er det fornuftigt at lægge et link til live-arrangementet op på forsiden af organisationens hjemmeside. For ofte surfer potentielle mødedeltagere forgæves rundt for at finde dagens digitale mødested.

Den skrabede mødemodel

Endelig er der økonomimodellen. Den er heller ikke at kimse af; den passer til mange mødeformater, som de kendes fra hundredvis af sammenhænge, hvor folk før mødtes fysisk. Her er to-do-listen:

• Projektleder med overblik og den nødvendige charge styrer planlægningen af arrangementet. Der var den igen:-)
• Kamera og mikrofon fra PC eller headset.
• Tilknyt en Standby it-supporter.
  

  Et strategiseminar, eksempelvis i en bestyrelse eller ledelsesgruppe, kan med fordel faciliteres af to, der med en minutiøs drejebog sørger for et godt flow. Her leder HEGELUND & MOSE fra Bornholm en digital bestyrelseskonference med deltagere over hele landet

• Moderatoren involveres i forarbejdet. Han eller hun er gerne et bundløst kar af viden om ”det gode arrangement” og dermed også garanten for et godt og varieret flow, der involverer deltagerne bedst muligt.
• Moderator og oplægsholdere befinder sig hjemme eller på kontoret foran deres respektive PC’ere. Tænk på baggrunden, når du er på: Red sengen, hvis du absolut er nødt til at have denne bag ved, og ret skærmen til, hvis loftet fylder mere end ansigtet, eller man kun kan se hagen.

Sæt deltageren i centrum – ikke oplægsholderen

Uanset om man vælger luksus-, mellemklasse- eller skrabemodellen gælder en række fælles regler for det digitale møde, hvis man vil fastholde opmærksomhed og sikre engagement:

• K.I.S.S – keep it simple, stupid: Publikum formår at kapere betydeligt mindre, end den vidende oplægsholder, der gerne vil dele ud af sin faglighed, forestiller sig. Det gælder i endnu højere grad ved det digitale arrangement, end når man sidder fysisk i konferencecentret. Uanset, om det er luksuseventen, mellemklasse-løsningen eller den skrabede, er rådet: Kommunikèr i et øjenhøjdesprog, som modtagerne kan rumme.
• Vær parat til at skære ikke bare fedt, men også darlings væk for at få budskabet klarest muligt frem. Den event-ansvarlige projektleder har på forhånd gjort sig tanker om, hvor mange og hvilke slides der med fordel kan vises. Skal oplægsholderen absolut have samtlige +20 tæt udfyldte powerpoints med? Eller kan nogen af godbidderne i stedet samles op under spørgerunden, hvor oplægsholderen typisk alligevel kan brillere – opmuntret af de gode spørgsmål?
  

  Murphys lov gælder også ved digitale møder. Det, der kan gå galt, går ofte galt. Husk det gode humør og vær parat til at improvisere

• Hvis oplægsholderen – trods rådgivning om det modsatte – ikke kan undvære sine mange, tætskrevne slides, bør man vælge et teknisk system, hvor slide og oplægsholder kan ses i hver sin rude på skærmen. Det letter trods alt kommunikationen en smule.
• Hvis der er udenlandske oplægsholdere med live, skal man på forhånd sikre, at deres engelsk er let-forståeligt (gælder også ikke-digitale arrangementer!). Alternativt bør deres oplæg forproduceres og tekstes.
• Spørgsmål via chat, sms eller mail: Det øger brugerengagementet, hvis deltagere i kommentar-felt kan se, hvad de andre spørger om eller kommenterer.
• Det digitale format giver en overset, demokratisk fordel: For den ikke så ekstroverte type kan det være mindre grænseoverskridende at skrive et spørgsmål end at stille sig op i en stor sal og fremføre sit budskab. Situationen kendes fra borgermøder, hvor de stille holder sig tilbage, mens den udadvendte type med ”en sag” kommer til at dominere. Udnyt det nye, folkelige engagement og besvar så mange digitalt stillede spørgsmål som muligt.
• Det digitale spørge-og afstemningsværktøj Kahoot er oplagt til at involvere alle undervejs. Udover godt deltagerengagement skaber temabaserede afstemninger afsæt for at skubbe debatten videre.

Afslutningsvis: Murphys lov gælder også ved digitale møder. Det, der kan gå galt, går ofte galt. Husk det gode humør og vær parat til at improvisere.